Een soepele adoptie? Zo pak je dat aan

Je hebt net die nieuwe bedrijfsapplicatie gelanceerd. Dit zal het werk van collega’s een stuk makkelijker maken. Als je kantoor binnenstapt, verwacht je dus ook blije gezichten en complimenten. Niets blijkt minder waar. Het enthousiasme blijft uit, je collega's mopperen en ze laten de nieuwe applicatie links liggen. Wat ging er mis?

Het is natuurlijk doodzonde als je flink wat budget geinvesteerd hebt in de ontwikkeling van een nieuwe applicatie en het wordt niet gebruikt. In dat geval is de kans groot dat je te weinig aandacht hebt besteed aan de adoptie en implementatie van de nieuwe applicatie. Dan kan het technisch wel een hoogstandje zijn, maar als je collega's het niet gebruiken is dat weinig waard. Daarom is het zo ontzettend belangrijk dat je de juiste aandacht besteedt aan de adoptie. Een nieuwe applicatie betekent doorgaans een nieuwe manier van werken. Dus verandering. En verandering betekent vaak ook weerstand. Maar hoe pak je dit dan wel aan? Wij hanteren hierin drie stappen.

Drie stappen
1. Betrekken - vanaf moment 1 aan tafel
2. Voorbereiden - onbekend maakt onbemind
3. Begeleiden - met een glimlach naar de finish

1. Betrekken - Vanaf moment 1 aan tafel
Als je een idee hebt voor de introductie van een nieuwe bedrijfsapplicatie of digitaal platform, zorg er dan voor dat je direct een team samenstelt van collega’s uit verschillende disciplines. Betrek hen bij jouw idee. Dus niet alleen met leden van de directie of management. Vraag collega’s van sales, directie, marketing, IT en de operatie. Juist in die verschillende invalshoeken zit de sleutel tot succes. Je krijgt zo een volledig beeld over de werkwijzen, behoeften en het sentiment in de organisatie en maakt daarmee direct de eerste grote stappen voor interne betrokkenheid en eigenaarschap.

Ook die mopperende collega
En vraag ook eens die collega die nogal negatief is en vaak moppert. Zet hem aan tafel, betrek hem en hoor hem. Ontdek waar de weerstand vandaan komt, zodat je ook hier rekening mee kunt houden.

Behoeften van je collega's in kaart
Je wilt dat je collega's de nieuwe applicatie en werkwijze gaan omarmen. Dat hangt van veel factoren af. De techniek moet in orde zijn, het moet makkelijk in gebruik zijn en passen bij de werkzaamheden van de gebruikers en de informatie moet up-to-date zijn. Om ervoor te zorgen dat de functionaliteiten aansluiten bij de behoeften en werkwijzen van je collega's, moet je hun wensen, behoeften en pijnpunten kennen. Duik eens in hun wereld. Vergeet ‘ik weet wel wat we in het bedrijf nodig hebben’. Zorg ervoor dat je precies weet wat je wilt bereiken met de applicatie. Wie gaan ermee werken, hoe werken zij en wat ervaren zij nu? Heeft het management meer sturingsinformatie nodig? Is de nieuwe applicatie nodig omdat je collega’s klagen over trage en logge systemen? Zorg dat je heel scherp hebt wat de problemen zijn waar de applicatie een oplossing voor moet bieden! En wie kunnen jou dat beter vertellen dan de collega’s die ermee (gaan) werken?

Vorm een kernteam

2. Voorbereiden - Onbekend maakt onbemind
De introductie van een nieuwe bedrijfsapplicatie of welke verandering dan ook, kan een flinke impact hebben op het dagelijks werk. En ook als de werkwijzen feitelijk niet veel veranderen, kan het vooruitzicht van iets ‘nieuws’ een onzeker of onaangenaam gevoel veroorzaken. Onbekend maakt onbemind. Zorg dat je hier zorgvuldig mee omgaat en aandacht voor hebt. Wees duidelijk over wat er staat te gebeuren, het belang ervan (de waarom!) en bied je collega’s een perspectief, 'What's in it for them?'
De manier waarop je medewerkers informeert speelt namelijk, bewust en onbewust, een grote rol in de uiteindelijke acceptatie van de verandering.

Benut je ambassadeurs
Je kunt je collega’s stap voor stap voorbereiden op de nieuwe situatie via bijeenkomsten, updates en berichten op intranet. Als je in een vroeg stadium een kerngroep hebt samengesteld, kun je die collega’s direct inzetten als ambassadeurs in jouw organisatie. Laat hen het verhaal aan andere collega’s vertellen. Benoem het belang en het nut van de verandering. Waarom is de nieuwe situatie wenselijk, wat lost het op, wat verandert er voor hen? Wees daar heel open en transparant over.

Voordelen zelf laten ervaren
Een mooi moment om collega’s te laten wennen aan de nieuwe applicatie en/of manier van werken is een pilotfase. In deze pilotfase haal je niet alleen zelf hele nuttige feedback op van de daadwerkelijke gebruikers, het zorgt er ook voor dat die gebruikers alvast kunnen wennen. En zelf de voordelen kunnen ervaren. In een veilige situatie, want het is nog niet definitief. Er kan nog iets worden gedaan met hun feedback en ervaringen. Zorg er wel voor dat je heel duidelijk bent over waar zij wel en geen invloed meer op uit kunnen oefenen en wat je doet met hun feedback. Manage de verwachtingen, dat voorkomt ergernissen en weerstand achteraf en bij de implementatie.

Bereid je collegas voor op verandering

3. Begeleiden - Naar de finish met een glimlach
En dan is het zover, je gaat de nieuwe applicatie gebruiken! Feest! Natuurlijk een mooi moment om met elkaar bij stil te staan. Vooruitkijken, nogmaals het belang van deze verandering benadrukken. Maar let op, vlak voor de finish kun je namelijk nog lelijk onderuit gaan.

Ondersteuning op de werkvloer
Begeleid je medewerkers door de veranderingen. Als de manier van werken verandert, zorg dan voor goed ondersteunend materiaal. Dat kan van alles zijn
- Trainingen
- Een webinar
- Online video’s of live demonstraties
- Handleidingen
- Begeleiding en aanspreekpunten op de werkvloer

Zorg ervoor dat jouw medewerkers hun vragen kunnen stellen, zorgen kunnen delen en dat zij zich niet aan hun lot overgelaten voelen. Key-users kunnen hier een belangrijke rol inspelen. Zij kunnen andere collega's trainen, vragen beantwoorden en het gebruik van de nieuwe applicatie blijven aanjagen.

Geef tijd om te wennen
Jij, en de directie, zijn waarschijnlijk al maanden, misschien wel jaren, bezig met de plannen voor deze verandering. Daardoor zijn jullie grotendeels al gewend geraakt aan de nieuwe situatie. Voor het merendeel van de medewerkers ligt dit anders. ZIj hebben tijd nodig om te wennen. Gun hen die tijd. En maak ook duidelijk kenbaar dat dit oké is.

Zoveel mensen, zoveel wensen
Onthoud….zoveel mensen, zoveel wensen. En zoveel niveaus. De ene collega past zich makkelijker aan en kan makkelijker overweg met nieuwe apparatuur. Zorg dat je weet wat de behoefte is, zodat je de juiste begeleiding kunt bieden. Wees transparant, en laat je collega’s ook zien dat je begrijpt dat er in het begin wat weerstand kan zijn en dat het niet altijd makkelijk zal zijn. Toon daar begrip en een luisterend oor voor. En zorg dat zij hun feedback, of punten waar zij tegenaan lopen, kwijt kunnen.

Laat zien dat je jouw medewerkers, hun zorgen en wensen hoort en serieus neemt. Pas dan kan jouw verandering ook echt een succes worden!

Meer weten over succesvolle adoptie?
Neem gerust contact met me op, ik help je graag verder op weg.