16 gemeenten en slechts 5 dagen om een landelijk probleem op te lossen

GBI, een samenwerkingsverband van 16 gemeenten, zag kansen om de uitvoeringskosten van de participatiewet te verlagen. Met name in het werk en de IT-systemen van handhavers leek winst te behalen. Om ervoor te zorgen dat zij een oplossing kozen die aansluit bij de verschillende werkwijzen van de 16 gemeenten en de behoeften van de handhavers kozen zij een Design Sprint.

In de Design Sprint gingen we vijf dagen aan de slag met een team van handhavers uit verschillende gemeenten, opdrachtgevers van het GBI en twee facilitators. De samenstelling wisselde gedurende de week, maar het was constant een goede afspiegeling van betrokken stakeholders.

Stap 1. Een duik in de wereld van de handhavers
Zoveel mensen, zoveel wensen. Om tot een gedragen oplossing te komen, is het belangrijk om inzicht te krijgen in ieders behoeften en pijnpunten. De eerste dag doken we dan ook onder in de werkdag van zeven handhavers van verschillende gemeenten. Via interviews ontdekten we hoe zij werken en waar zij dagelijks tegenaan lopen. We bepaalden wat de belangrijkste uitdagingen waren in het werk van de handhavers, via de ‘hoe kunnen we’ - vragen. Zoals 'hoe kunnen we voldoende flexibiliteit inbouwen, zodat de app werkt voor de lokale behoeften van verschillende gemeenten'? Nadat alle behoeften en pijnpunten op tafel lagen, kozen we gezamenlijk de kern van het probleem.

Stap 2. Focus op oplossingen
Via creatieve schetssessies en brainstorms werkten we toe naar oplossingen voor het kernprobleem. De vier aanwezige handhavers schetsten ieder drie schermen van de applicatie met de functionaliteiten en onderdelen die er volgens hen in moesten komen. Zo ontstond er een grote hoeveelheid oplossingen. Via stemrondes bepaalden we vervolgens welke onderdelen of oplossing prioriteit hadden.

Sprint in actie

Stap 3. De oplossing tot leven brengen
De volgende stap brachten we de oplossing tot leven. Onze facilitators bouden een clickable prototype van de applicatie, op basis van de eerder gemaakte schetsen. Dat prototype bestaond uit tien clickable pagina's van de app. Hiermee konden zij vrijdag testen of dit de handhavers inderdaad zou ondersteunen bij het uitvoeren van hun werk.

Stap 4. Tijd voor de test!
Vrijdag hebben negen handhavers van verschillende gemeenten het ontwikkelde prototype getest. Elke test en bijbehorend interview leverde waardevolle informatie op om de oplossing te verbeteren en perfect aan te laten sluiten bij de behoeften van de handhavers.

Testen prototype

Positieve resultaten
De eerste resultaten waren positief. Uit testen met handhavers bleek dat er veel animo is voor de geschetste oplossing. Het bevordert de samenwerking tussen handhavers en zorgt ervoor dat de handhavers alle noodzakelijke informatie op locatie beschikbaar hebben. Dit zal een flinke efficiencyslag betekenen voor hun werk. Deze oplossing lijkt dus zeker de moeite waard om verder in te investeren. Hiermee heeft GBI dus de kans op verrassingen achteraf sterk verkleind.

Grote stappen gezet in kort tijdsbestek
In slechts een week tijd heeft het sprintteam grote stappen gezet, waarmee GBI een mooi basis heeft staan voor verdere besluitvorming.

  • Inzicht in welke oplossing aansluit bij de behoeften en het werk van handhavers in verschillende gemeenten.
  • Een oplossingsrichting die draagvlak heeft van de betrokken partijen.
  • Waardevolle informatie en inzichten om de kaders en richtlijnen op te stellen voor een aanbesteding richting marktpartijen.
  • Een prototype van de mogelijke oplossing. Dit helpt hen om het idee heel tastbaar te maken in de gesprekken met andere stakeholders.
  • Een gedragen visie van de verschillende gemeente over wat voor applicatie het werk van de handhavers optimaal kan ondersteunen.

Vragen of wil je het ook eens proberen?
Laat je gegevens hier achter, dan neem ik zo snel mogelijk contact met je op.