16 gemeenten, 1 ruimte en slechts 5 dagen om landelijk probleem op te lossen

De uitvoeringskosten van de participatiewet zijn relatief hoog. GBI, een samenwerkingsverband van 16 gemeenten, zag kansen voor verbetering bij de werkwijze en IT systemen van de inkomensconsulenten. Om te achterhalen óf en wat voor digitale applicatie oplossing kon bieden, startten we samen een Design Sprint.

Eerst naar de kern van het probleem
Om te voorkomen dat er op basis van aannames van het projectteam, gestart werd met de ontwikkeling van een applicatie met bijbehorende investering, koos GBI voor een Design Sprint. In die Design Sprint konden zij achterhalen waar de kern van het probleem zat en waar dus echt de kansen lagen om de werkprocessen en dienstverlening van de gemeenten te verbeteren. Hiermee ontdekten zij, snel en zonder grote investering vooraf, welke digitale oplossing de moeite waard was om verder in te investeren.

Sprint in actie

Vijf dagen sprinten naar een werkend prototype
De Design Sprint bestond uit vijf dagen waarin we samen met een team van leidinggevenden en handhavers snelheid maakten. In slechts vijf dagen

  • Doken we in het dagelijkse werk van de handhavers. Wat zijn hun behoeften, werkwijzen en welke pijnpunten ervaren zij momenteel?
  • Bedachten en kozen we oplossingsrichtingen
  • Ontwikkelden we een prototype
  • Testten we het clickable prototype van een nieuwe mobiele applicatie, waarmee we de functies en werking konden testen bij handhavers van verschillende gemeenten.

Positieve resultaten
De eerste resultaten waren positief. Uit testen met handhavers bleek dat er veel animo is voor de geschetste oplossing. Het bevordert de samenwerking tussen handhavers en zorgt ervoor dat de handhavers alle noodzakelijke informatie op locatie beschikbaar hebben. Dit zal een flinke efficiencyslag betekenen voor hun werk.

Testen prototype

Op weg naar een gedetailleerd ontwikkelplan
De Design Sprint heeft de gemeenten veel waardevolle informatie opgeleverd, waarmee ze verder kunnen richting een gedetailleerd ontwikkelplan. Door het prototype bij verschillende eindgebruikers te testen, bleek dat er behoefte is aan een dergelijke apllicatie. De volgende stap is om alle verkregen feedback uit de gebruikerstests te verwerken om tot een meer gedetailleerde prototype te komen die tastbaar en bruikbaar is en als blauwdruk dient voor het opstellen van een ontwikkel- en implementatieplan. Dit plan kan vervolgens aangeleverd worden bij een intern of extern development team om een indicatie voor het budget te maken of om direct te starten met de daadwerkelijke ontwikkeling. Zonder verrassingen achteraf!